Khi nhắc đến việc làm sao để lên ý tưởng cho một sự kiện, đa số mọi người nghĩ ngay đến ý tưởng, concept độc đáo và những sân khấu hoành tráng, ngôi sao ca nhạc nào sẽ hát.... Và người làm Event giỏi là người có trí tưởng tượng phong phú và luôn nghĩ ra những điều mới lạ, độc đáo. Nhưng thực tế trong ngành tổ chức sự kiện lại hoàn toàn khác.

Một ý tưởng Event thành công không bắt đầu từ cảm hứng. Nó bắt đầu từ việc giải đúng bài toán khách hàng cần. Điều này có thể dễ dàng thấy được có nhiều thương hiệu đầu tư chi phí rất lớn nhưng bài toán kinh doanh lại không hiệu quả. Không phải chương trình không thành công, có thể nói chương trình thâm chí rất thành công nhưng thứ khách hàng nhớ không phải là nhãn hàng mà là nhớ sân khấu đẹp, ca sĩ A hát hay, ca sĩ B mặc sexy. Khách tham dự chỉ thỏa mãn về mặt giá trị cảm xúc cá nhân mà không nhớ thương hiệu. Vì vậy mà sân khấu ấn tượng nhưng không tạo ra doanh số. Chương trình hoành tráng nhưng không để lại bất kỳ thông điệp nào.

Lý do không nằm ở việc thiếu sáng tạo mà là vì concept được xây dựng trước khi hiểu rõ mục tiêu của sự kiện. Những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn dành nhiều thời gian để nghiên cứu khách hàng, mục tiêu và thông điệp trước khi nghĩ đến chủ đề hay thiết kế sân khấu. Nếu bạn đang băn khoăn làm sao để lên ý tưởng cho một sự kiện, hãy bắt đầu trả lời 5 câu hỏi lớn dưới đây.

1. MỤC TIÊU CỦA SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Đây là câu hỏi quan trọng nhất. Vì một sự kiện có thể phục vụ rất nhiều mục tiêu khác nhau như:
• Ra mắt sản phẩm mới
• Giới thiệu thương hiệu
• Tri ân khách hàng
• Hội nghị khách hàng
• Hội thảo chuyên đề
• Tuyển dụng đại lý
• Kick-off bán hàng
• Kỷ niệm thành lập doanh nghiệp
• Team Building
• Kích hoạt thương hiệu (Activation)

Dịch vụ tổ chức team building, gala dinner

Mỗi mục tiêu sẽ dẫn đến một concept hoàn toàn khác nhau.Mục tiêu nào là trọng tâm để thực hiện hiệu ứng, visual, câu chuyện truyền tải. Điều tối kỵ khách hàng cần phải hiểu rõ là không tham lam. Nếu quá tham với quá nhiều mục tiêu cho 1 dự án sẽ làm mất đi tính tập trung, sự sáng tạo & tính quyết định.

Để hiểu rõ hơn chúng ta thử phân tích 1 vài case như sau:
- Nếu mục tiêu là ra mắt sản phẩm công nghệ, concept nên nhấn mạnh sự đổi mới, trải nghiệm và tính tương tác.
- Nếu mục tiêu là tri ân khách hàng, cảm xúc, sự kết nối và yếu tố cá nhân hóa sẽ quan trọng hơn các hiệu ứng sân khấu.
- Nếu mục tiêu là tuyển đại lý, chương trình cần tạo niềm tin vào mô hình kinh doanh và cơ hội hợp tác thay vì chỉ tập trung vào giải trí.

Rất nhiều người mắc sai lầm khi chọn concept trước rồi mới cố gắng gắn mục tiêu vào sau.
Trong khi đó, người làm Event chuyên nghiệp luôn xác định rõ mục tiêu trước tiên, bởi đây chính là "kim chỉ nam" cho toàn bộ quá trình xây dựng chương trình.

2. KHÁCH THAM DỰ LÀ AI?

Để lên concept chương trình, điều tiên quyết cần phải làm rõ đối tượng tham dự là ai? Nhóm khách này có những hành vi, thói quen, sở thích…như thế nào? Khi hiểu rõ nhóm khách hàng cần phục vụ khi đó mới bắt tay vào xây dựng concept. Một concept tốt/ hấp dẫn với nhóm khách hàng này chưa chắc đã phù hợp với nhóm khách hàng khác.

Để hiểu rõ khách tham dự là ai? Người làm sự kiện làm rõ các vấn đề cụ thể như sau:
• Họ bao nhiêu tuổi?
• Họ làm nghề gì?
• Điều gì khiến họ quan tâm?
• Họ mong đợi điều gì khi tham dự?
• Họ muốn được trải nghiệm hay được học hỏi?

Ví dụ:
- Một chương trình dành cho CEO thường đề cao tính chuyên nghiệp, đẳng cấp và giá trị kết nối.
- Trong khi đó, một sự kiện dành cho sinh viên sẽ cần nhiều hoạt động tương tác, năng lượng và giải trí hơn.
- Khách VIP mong muốn sự riêng tư, trải nghiệm cá nhân hóa và dịch vụ cao cấp.
- Người tiêu dùng phổ thông lại quan tâm đến trải nghiệm sản phẩm, quà tặng và các hoạt động thú vị.

Một nguyên tắc quan trọng trong lên ý tưởng sự kiện mà người làm nghề event không học cái thỏa thuận:

- Đừng thiết kế chương trình theo sở thích của ban tổ chức.

- Hãy thiết kế chương trình theo kỳ vọng của người tham dự.

- Khi khách tham dự cảm thấy sự kiện được tạo ra dành riêng cho mình, họ sẽ ghi nhớ thương hiệu lâu hơn.

3. DOANH NGHIỆP MUỐN KHÁCH NHỚ ĐIỀU GÌ?

Sau một sự kiện kéo dài vài giờ, điều khách hàng thực sự ghi nhớ thường rất ít.

Có thể là: một thông điệp, một hình ảnh, một cảm xúc, một sản phẩm, một trải nghiệm...Đừng cố ép khách phải nhớ nhiều vì dường như điều này là không thể. Chính vì vậy, trước khi xây dựng concept Event, hãy tự hỏi: Sau khi khách ra về, doanh nghiệp muốn họ nhớ điều gì nhất?

Đó có thể là:
• Đây là thương hiệu tiên phong.
• Đây là doanh nghiệp đáng tin cậy.
• Đây là sản phẩm giúp giải quyết vấn đề.
• Đây là đối tác chuyên nghiệp.
• Đây là thương hiệu cao cấp.

Nếu không xác định được điều này, chương trình rất dễ trở thành một chuỗi hoạt động đẹp mắt nhưng thiếu điểm nhấn. Một concept mạnh không cố gắng truyền tải quá nhiều thông tin.

Ngược lại, nó tập trung vào một giá trị cốt lõi và lặp lại giá trị đó xuyên suốt từ: Thiết kế sân khấu, video opening, MC Script, hiệu ứng trình diễn, hoạt động trải nghiệm, nội dung phát biểu, quà tặng & hình ảnh truyền thông…Sự nhất quán sẽ giúp thương hiệu được ghi nhớ lâu hơn.

Học sự kiện thực chiến

4. THÔNG ĐIỆP CỦA SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Rất nhiều người nhầm lẫn giữa concept và theme. Chúng ta cần hiểu rõ và phân biệt giữa 2 mục này.

Theme event là gì? Theme là chủ đề hoặc định hướng nội dung tổng thể của sự kiện. Theme trả lời câu hỏi: Sự kiện này nói về điều gì?. Theme là "linh hồn" định hướng cho toàn bộ chương trình. Theme thường xuất hiện trên: backdrop, thư mời, mc script, video opening, hashtag, truyền thông

Ví dụ một số theme: Hành trình vươn xa, chinh phục tương lai, kết nối giá trị, dẫn đầu đổi mới, green future, beyond limits, Together We Win
Để hình dung chính xác, ví dụ doanh nghiệp kỷ niệm 10 năm thành lập, Theme có thể là: 10 Years of Excellence hoặc Một thập kỷ kiến tạo giá trị

Concept Event là gì? Concept là ý tưởng sáng tạo/câu chuyện được kể xuyên suốt chương trình, biến Theme thành trải nghiệm thực tế. Concept bao gồm: storytelling, không gian trải nghiệm, hoạt động, kịch bản, cách dẫn dắt cảm xúc
Nếu Theme "Nói về điều gì?" thì Concept "Kể câu chuyện đó như thế nào?" "Tại sao chương trình lại được thiết kế như vậy?"
Cụ thể hơn ví dụ case để hiểu rõ hơn:
Theme: Green Future
Concept có thể là: "Hành trình gieo mầm - phát triển - bứt phá"
Trong Concept này gồm có:
1. Check-in là khu rừng số
2. LED mở đầu là hạt giống nảy mầm
3. Nghi thức khai mạc là tưới cây ánh sáng
4. Quà tặng là cây xanh
5. Âm nhạc mang hơi hướng thiên nhiên

Thông điệp không chỉ xuất hiện trên backdrop. Thông điệp cần được truyền tải qua: màu sắc, âm nhạc, ánh sáng, video, hoạt động trên sân khấu, thiết kế không gian, nội dung MC script, trải nghiệm của khách hàng…Đó là lý do những sự kiện thành công thường khiến người tham dự cảm nhận được một "câu chuyện" thay vì chỉ xem các tiết mục biểu diễn.

5. NGÂN SÁCH CÓ BAO NHIÊU?

Đây là yếu tố quyết định khả năng triển khai của mọi ý tưởng. Một concept dù xuất sắc đến đâu cũng sẽ thất bại nếu vượt quá ngân sách. Người làm Event chuyên nghiệp không cố tạo ra ý tưởng đắt tiền. Họ tạo ra ý tưởng phù hợp với nguồn lực kinh tế.

Ví dụ: Thay vì đầu tư toàn bộ ngân sách vào màn hình LED khổng lồ với hiệu ứng sân khấu lung linh, đôi khi việc tập trung vào trải nghiệm tương tác của khách lại mang đến hiệu quả cao hơn.

Một concept tốt cần cân bằng giữa: giá trị thương hiệu, trải nghiệm khách hàng ,chi phí sản xuất, thời gian thi công, rủi ro vận hành, khả năng triển khai thực tế

Trong ngành tổ chức sự kiện, sáng tạo những điều mới mẻ nhưng không thực tế. Sáng tạo là tạo ra giải pháp tối ưu trong giới hạn về thời gian, ngân sách và nguồn lực.

Người làm Event chuyên nghiệp luôn bắt đầu bằng bài toán của khách hàng
Một sai lầm phổ biến là dành quá nhiều thời gian để tìm một concept "độc lạ" nhưng thực tế, khách hàng không mua một concept. Khách hàng mua kết quả mà sự kiện mang lại: tăng nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng mới, tạo niềm tin với đối tác, gia tăng doanh số, xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, kết nối nội bộ hiệu quả hơn.

Vì vậy, thay vì hỏi: “Khách muốn làm concept gì? Concept nào đang là xu hướng?" Chúng ta sẽ bắt đầu tìm hiểu bài toán doanh nghiệp đang gặp:
• Doanh nghiệp đang gặp vấn đề gì?
• Sự kiện cần giải quyết vấn đề đó như thế nào?
• Khách tham dự cần cảm nhận điều gì?
• Điều gì sẽ khiến họ hành động sau sự kiện?

Khi trả lời được những câu hỏi này, việc xây dựng concept sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Nếu bạn đang tìm câu trả lời cho câu hỏi "Làm sao để lên ý tưởng cho một sự kiện?", hãy nhớ rằng sự sáng tạo chỉ là bước cuối cùng. Một concept Event thành công luôn được xây dựng trên nền tảng của 5 yếu tố: xác định rõ mục tiêu sự kiện, hiểu đúng đối tượng khách tham dự, làm rõ điều thương hiệu muốn khách ghi nhớ, xây dựng một thông điệp xuyên suốt, đảm bảo ý tưởng phù hợp với ngân sách và khả năng triển khai. Đây cũng là quy trình mà các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp áp dụng để tạo nên những chương trình không chỉ đẹp mắt mà còn mang lại giá trị thực cho doanh nghiệp. Một sự kiện thành công không phải là sự kiện khiến mọi người trầm trồ trong vài phút, mà là sự kiện khiến khách hàng ghi nhớ thương hiệu và sẵn sàng hành động sau khi chương trình kết thúc.