Tổ chức sự kiện trọn gói cho Doanh Nghiệp: bao gồm những gì và chi phí bao nhiêu?

Một sự kiện doanh nghiệp không thất bại vì thiếu sân khấu đẹp. Nó thất bại khi doanh nghiệp bỏ tiền cho rất nhiều thứ nhưng không biết cuối cùng mình đang muốn đạt được điều gì.

Bạn đang chuẩn bị:

• Hội nghị khách hàng?

• Lễ ra mắt sản phẩm?

• Khai trương?

• Khánh thành nhà máy?

• Hội thảo?

• Kick-off?

• Activation?

• Year End Party?

• Một sự kiện lớn để đánh dấu cột mốc thương hiệu?

Nếu câu trả lời là có, câu hỏi đầu tiên không nên là: “Sân khấu bao nhiêu tiền?”  Mà nên là: “Sự kiện này cần tạo ra giá trị gì cho doanh nghiệp?”. Đó cũng là cách Phoenix tiếp cận một dự án sự kiện.

1. Tổ chức sự kiện trọn gói thực sự bao gồm những gì?

Nhiều doanh nghiệp hiểu “trọn gói” đơn giản là thuê một đơn vị lo sân khấu, âm thanh, ánh sáng, MC và nhân sự. Nhưng một sự kiện chuyên nghiệp cần nhiều hơn thế.

1.1. Tư vấn mục tiêu sự kiện

Trước khi nghĩ đến concept, cần xác định:

• Sự kiện dành cho ai?

• Mục tiêu kinh doanh là gì?

• Mục tiêu truyền thông là gì?

• Thông điệp quan trọng nhất là gì?

• Khách mời cần nhớ điều gì sau sự kiện?

• Doanh nghiệp muốn tạo ra hành động gì sau chương trình?

Một lễ ra mắt sản phẩm sẽ có cách xây dựng hoàn toàn khác một hội nghị khách hàng. Một lễ khánh thành nhà máy cũng không thể sử dụng tư duy giống một activation bán hàng.

Event tốt bắt đầu từ mục tiêu, không bắt đầu từ thiết bị.

2. Concept & Big Idea: Linh hồn của sự kiện

Sau khi xác định mục tiêu, Phoenix phát triển:

• Big Idea

• Concept

• Key Message

• Theme

• Mood & Tone

• Visual Direction

• Storyline chương trình

Đây là phần quyết định sự kiện có trở thành một trải nghiệm thương hiệu hay chỉ là một chương trình “đủ các tiết mục”.

Ví dụ:

Ra mắt sản phẩm → cần tạo sự chú ý và ghi nhớ sản phẩm.

Hội nghị khách hàng → cần củng cố quan hệ và niềm tin.

Kỷ niệm thành lập → cần kể câu chuyện thương hiệu.

Khánh thành nhà máy → cần thể hiện quy mô, năng lực và tầm nhìn doanh nghiệp.

Activation → cần tạo tương tác và thúc đẩy hành động.

Cùng là “tổ chức sự kiện”, nhưng bài toán phía sau hoàn toàn khác nhau.

3. Kịch bản & Production

Một proposal đẹp chưa tạo nên một chương trình tốt. Phần quan trọng là biến ý tưởng thành trải nghiệm thực tế. Phoenix triển khai từ:

• Kịch bản tổng thể

• Timeline

• Run of Show

• Kịch bản MC

• Kịch bản đạo diễn

• Cue chương trình

• Nội dung trình chiếu

• Video

• Visual

• Tiết mục nghệ thuật

• Điều phối sân khấu

• Tổng duyệt

Mục tiêu là để ý tưởng trên giấy có thể chạy được ngoài thực tế.

4. Thiết kế sân khấu & không gian

Một sự kiện chuyên nghiệp cần có hệ thống nhận diện xuyên suốt. Bao gồm các hạng mục:

• Thiết kế sân khấu

• LED screen

• LED Matrix

• Backdrop

• Photobooth

• Booth

• Khu vực check-in

• Khu vực VIP

• Khu vực trải nghiệm

• POSM

• Wayfinding

• Bộ nhận diện sự kiện

Đặc biệt với các sự kiện lớn, sân khấu không chỉ để “đẹp”. Nó phải phục vụ: Thông điệp + trải nghiệm + góc máy + ánh sáng + nội dung + thương hiệu.

5. Âm thanh – ánh sáng – LED – công nghệ

Đây là phần production mà doanh nghiệp rất dễ phát sinh chi phí nếu không có người kiểm soát từ đầu.

Tùy quy mô và mục tiêu chương trình, có thể bao gồm:

• Âm thanh

• Ánh sáng

• Màn hình LED

• LED Matrix

• Moving Head

• Follow Spot

• Kỹ thuật sân khấu

• Hệ thống trình chiếu

• Livestream

• Check-in tự động

• Interactive LED

• Hologram

• Công nghệ tương tác

Không phải sự kiện nào cũng cần đầu tư tất cả. Một agency tốt phải biết: Hạng mục nào cần đầu tư mạnh và hạng mục nào có thể cắt mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm.

6. Nhân sự vận hành sự kiện

Một chương trình có thể đẹp trên bản vẽ nhưng vẫn thất bại nếu vận hành không tốt. Tùy chương trình, nhân sự có thể gồm:

• Event Director

• Project Manager

• Stage Manager

• Producer

• MC

• Lễ tân

• PG/PB

• Kỹ thuật

• Photographer

• Videographer

• Livestream team

• Điều phối khách mời

• Security

• Backstage team

Đặc biệt với các chương trình có VIP, đối tác, khách hàng lớn hoặc lãnh đạo doanh nghiệp, khâu điều phối phải được tính từ trước ngày diễn ra sự kiện.

7. Truyền thông trước – trong – sau sự kiện

Đây là phần Phoenix muốn khác với cách làm event truyền thống.

Một sự kiện không nên bắt đầu khi khách bước vào hội trường.

Nó nên bắt đầu từ trước đó.

Trước sự kiện

• Save the Date

• Invitation

• Social Content

• PR

• Teaser

• Video

• Landing Page

• Registration

• Email/SMS

• Seeding

Trong sự kiện

• Livestream

• Photography

• Videography

• Social Content

• Realtime Content

• Interview

• KOL/KOC nếu phù hợp

Sau sự kiện

• Highlight Video

• Photo Album

• Recap

• PR

• Social Content

• Case Study

• Follow-up khách hàng

Đây là lúc Event trở thành Marketing.

8. Chi phí tổ chức sự kiện phụ thuộc vào những gì?

Không có một mức giá cố định cho mọi sự kiện. Ngân sách được xây dựng phụ thuộc chủ yếu vào:

1. Loại hình sự kiện

Hội thảo, hội nghị khách hàng, khai trương, product launch, activation hay gala dinner sẽ có cấu trúc chi phí khác nhau.

2. Số lượng khách

50 khách hoàn toàn khác 300, 500 hay 1.000 khách.

3. Địa điểm

Khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà máy, showroom hay không gian ngoài trời đều có yêu cầu production khác nhau.

4. Mức độ đầu tư hình ảnh

Concept càng đặc biệt, thiết kế càng phức tạp thì chi phí creative và production càng thay đổi.

5. Nội dung & nghệ sĩ

MC, ca sĩ, band, KOL/KOC, diễn giả, nghệ sĩ biểu diễn… có thể tạo ra những mức ngân sách rất khác nhau.

6. Mức độ production

LED, âm thanh, ánh sáng, sân khấu, mapping, công nghệ tương tác… đều ảnh hưởng đến tổng ngân sách.

7. Mục tiêu truyền thông

Một sự kiện chỉ dành cho khách mời nội bộ sẽ khác hoàn toàn một sự kiện cần tạo độ phủ truyền thông. Vì vậy, đừng chỉ hỏi: “Event này bao nhiêu tiền?” Hãy hỏi: “Với ngân sách này, chúng ta có thể tạo ra trải nghiệm và hiệu quả gì?”

9. Làm sao để tránh phát sinh ngân sách?

Đây là một trong những vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm nhất. Trước khi ký hợp đồng, hãy yêu cầu agency làm rõ:

* Scope of Work

Hạng mục nào đã bao gồm?

* Production: 

Sân khấu, LED, âm thanh, ánh sáng tính như thế nào?

* Creative

Concept, key visual, video, motion graphic bao gồm bao nhiêu vòng chỉnh sửa?

* Artist

Chi phí nghệ sĩ, MC, KOL/KOC đã bao gồm chưa?

* Venue

Chi phí địa điểm, điện, overtime, bảo vệ, vệ sinh… ai chịu?

* Media

PR, social, livestream, quay phim có nằm trong proposal không?

*Contingency

Nếu phát sinh thay đổi hoặc yêu cầu bổ sung thì xử lý thế nào? Một proposal tốt không chỉ giúp doanh nghiệp biết mình sẽ chi bao nhiêu. Nó giúp doanh nghiệp biết mình đang chi tiền cho cái gì.

10. Phoenix tổ chức sự kiện theo cách nào?

Phoenix không tiếp cận sự kiện đơn thuần như một bài toán production. Chúng tôi kết hợp: EVENT + MARKETING + BRANDING + CREATIVE + PRODUCTION

Từ một mục tiêu kinh doanh, Phoenix phát triển thành:

Business Objective

↓

Event Strategy

↓

Big Idea

↓

Creative Concept

↓

Event Experience

↓

Production

↓

Communication

↓

Measurement

Điều đó giúp doanh nghiệp không chỉ có một chương trình diễn ra suôn sẻ. Mục tiêu lớn hơn là:Sự kiện phải góp phần làm thương hiệu được nhớ đến, khách hàng được kết nối và thông điệp được lan tỏa.

11. Khi nào doanh nghiệp nên thuê Event Agency?

Bạn nên cân nhắc thuê agency nếu:

• Sự kiện có nhiều khách mời/VIP.

• Chương trình có nhiều hạng mục production.

• Doanh nghiệp chưa có đội ngũ event chuyên nghiệp.

• Cần một concept khác biệt.

• Cần kiểm soát ngân sách.

• Cần kết hợp Event với Marketing/PR.

• Sự kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu.

• Không muốn đội ngũ nội bộ phải tự quản lý hàng chục nhà cung cấp.

Đặc biệt, nếu đây là một sự kiện quan trọng đối với thương hiệu, đừng chỉ chọn đơn vị “làm được event”. Hãy chọn đơn vị hiểu doanh nghiệp đang muốn đạt được điều gì thông qua event.

12. Phoenix – Event Marketing Partner của doanh nghiệp

Phoenix cung cấp giải pháp cho nhiều loại hình:

• Hội nghị khách hàng

• Hội thảo

• Ra mắt sản phẩm

• Khai trương

• Khánh thành

• Khởi công, động thổ

• Activation

• Kick-off

• Year End Party

• Gala Dinner

• MICE

• Triển lãm 

• Corporate Event

Và quan trọng hơn: Phoenix không chỉ hỏi “Doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện gì?” Chúng tôi muốn biết: “Doanh nghiệp muốn sự kiện này tạo ra điều gì?”. Từ đó mới xây dựng giải pháp phù hợp.

Sự kiện ra mắt xe

Bạn đang chuẩn bị một sự kiện?

Đừng bắt đầu bằng việc đi hỏi 5–7 nhà cung cấp để lấy một bảng giá. Hãy bắt đầu bằng mục tiêu, khách mời, ngân sách và thông điệp. Công ty Phoenix có thể cùng doanh nghiệp xây dựng concept, proposal, ngân sách và phương án triển khai từ đầu.

Gửi brief sự kiện cho Phoenix để nhận đề xuất phương án phù hợp. Liên hệ điện thoại/ zalo 0919 100 369/ 0906 925 088

PHOENIX MARKETING EVENT
Phoenix – Help Your Business Fly High.

Bản quyền thuộc về Phoenix