Công ty tổ chức sự kiện tại TP.HCM
Làm thế nào để chọn đúng đơn vị tổ chức sự kiện?
Khi doanh nghiệp có nhu cầu tìm kiếm một công ty sự kiện cho chương trình sắp tới, thường bắt đầu tìm công ty tổ chức sự kiện tại TP.HCM, cần một đơn vị có khả năng triển khai. Tuy nhiên, giữa rất nhiều profile công ty cùng cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, việc lựa chọn không đơn giản chỉ là so sánh báo giá hoặc xem những hình ảnh sân khấu đẹp.
Một sự kiện doanh nghiệp có nhiều thành phần phải phối hợp. Từ ý tưởng, nội dung, thiết kế, kỹ thuật đến vận hành tại hiện trường, mỗi khâu đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách mời và hình ảnh doanh nghiệp.
Vì vậy, điều quan trọng không phải là tìm một đơn vị có thể “làm sự kiện”, mà là tìm được đơn vị phù hợp với yêu cầu và quy mô của chương trình.
1/ Công ty tổ chức sự kiện thực hiện những công việc gì?
Tổ chức một sự kiện không chỉ là dựng sân khấu và vận hành chương trình trong ngày diễn ra. Tùy từng dự án, công ty tổ chức sự kiện có thể tham gia từ giai đoạn xây dựng ý tưởng, phát triển concept, thiết kế không gian, xây dựng nội dung chương trình cho đến sản xuất và điều phối tại hiện trường.
Mỗi sự kiện lại có một yêu cầu khác nhau. Hội nghị khách hàng cần sự chỉn chu và khả năng kết nối với khách mời. Lễ ra mắt sản phẩm cần tạo được điểm nhấn cho sản phẩm. Khởi công, động thổ hay khánh thành nhà máy lại đòi hỏi sự trang trọng và kiểm soát tốt nhiều thành phần trong chương trình.
Do đó, năng lực của một đơn vị không nên được đánh giá chỉ qua một hạng mục riêng lẻ. Quan trọng hơn là khả năng kết nối các hạng mục thành một chương trình thống nhất.
2/Vì sao cùng một sự kiện nhưng mỗi công ty có thể đưa ra một cách triển khai khác nhau?
Một brief có thể được gửi cho nhiều agency và nhận về những proposal hoàn toàn khác nhau. Điều này không nhất thiết có nghĩa một bên làm đúng còn bên kia làm sai. Mỗi đơn vị có thể nhìn bài toán từ một góc độ khác nhau và đưa ra cách tiếp cận riêng.
Có đơn vị tập trung nhiều vào production. Có đơn vị chú trọng concept và hình ảnh. Có đơn vị đặt trọng tâm vào nội dung chương trình hoặc trải nghiệm khách mời.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào số lượng hạng mục trong báo giá. Cần hiểu cách từng đơn vị giải thích cho phương án của mình và xem phương án đó có phù hợp với mục tiêu của sự kiện hay không.
3/ Không nên chọn công ty tổ chức sự kiện chỉ vì báo giá thấp
Giá là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn agency. Nhưng nếu chỉ đặt các báo giá cạnh nhau để tìm mức thấp nhất, doanh nghiệp có thể bỏ qua những khác biệt nằm phía sau con số.
Cùng một số lượng khách mời, ngân sách có thể thay đổi tùy theo địa điểm, sân khấu, thiết bị kỹ thuật, nội dung chương trình, thiết kế, nhân sự và mức độ phức tạp của việc vận hành.
Quan trọng hơn, mỗi sự kiện có một trọng tâm khác nhau. Một chương trình ra mắt sản phẩm có thể cần đầu tư nhiều cho phần trải nghiệm và khoảnh khắc giới thiệu sản phẩm. Một hội nghị khách hàng lại có những yêu cầu khác về không gian, nội dung và khách mời.
Vì vậy, một báo giá phù hợp không đơn thuần là báo giá thấp. Đó là báo giá phản ánh đúng yêu cầu và cách triển khai của chương trình.
4/ Một proposal tốt cần cho doanh nghiệp thấy điều gì?
Proposal không chỉ là tài liệu trình bày ý tưởng. Thông qua proposal, doanh nghiệp có thể nhìn thấy cách agency hiểu brief và giải quyết bài toán của mình.
Một phương án thuyết phục cần có sự thống nhất giữa concept, nội dung, thiết kế và cách tổ chức. Khi các thành phần này không liên quan đến nhau, sự kiện dễ trở thành tập hợp của nhiều hạng mục riêng lẻ.
Ngược lại, khi ý tưởng được phát triển xuyên suốt, khách mời có thể cảm nhận được một câu chuyện rõ ràng hơn trong toàn bộ chương trình. Đây cũng là lý do doanh nghiệp nên dành thời gian tìm hiểu cách một agency tư duy trước khi quyết định hợp tác.
5/ Kinh nghiệm thực tế quan trọng hơn những hình ảnh đẹp
Hình ảnh là một trong những yếu tố đầu tiên doanh nghiệp thường xem khi tìm công ty tổ chức sự kiện. Một portfolio đẹp cho thấy khả năng thực hiện về mặt hình ảnh. Nhưng để đánh giá đầy đủ năng lực của một agency, doanh nghiệp cần nhìn rộng hơn.
Một sự kiện thực tế có thể phát sinh rất nhiều vấn đề không xuất hiện trong hình ảnh cuối cùng: thay đổi chương trình, yêu cầu của khách mời, vấn đề kỹ thuật, thời gian setup, điều phối nhân sự hoặc những tình huống phát sinh tại hiện trường.
Khả năng xử lý những vấn đề đó chỉ có thể được kiểm chứng qua kinh nghiệm triển khai thực tế.
Vì vậy, khi xem case study, doanh nghiệp nên quan tâm không chỉ sự kiện trông như thế nào mà còn cách agency đã tiếp cận và triển khai dự án.
6/ Khi nào doanh nghiệp nên thuê một công ty tổ chức sự kiện?
Với những chương trình đơn giản, doanh nghiệp có thể tự phối hợp từng nhà cung cấp. Nhưng khi sự kiện có nhiều thành phần, số lượng khách lớn hoặc yêu cầu cao về hình ảnh và trải nghiệm, việc có một đơn vị chịu trách nhiệm điều phối tổng thể sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực trong quá trình chuẩn bị và triển khai.
Đặc biệt với những chương trình quan trọng như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, khởi công, động thổ, khánh thành nhà máy hay Grand Opening, sự kiện thường gắn trực tiếp với hình ảnh của doanh nghiệp.
Khi đó, việc lựa chọn đơn vị tổ chức không chỉ là lựa chọn một nhà cung cấp. Đó là lựa chọn một đối tác cùng doanh nghiệp chịu trách nhiệm cho một điểm chạm quan trọng của thương hiệu.
Tọa đàm phát triển du lịch do UBND, Sở Văn hóa Thể Thao & Du Lịch tỉnh Đồng Tháp
7/ Phoenix tiếp cận sự kiện từ bài toán của doanh nghiệp
Sự kiện Phoenix triển khai sự kiện theo hướng kết nối giữa mục tiêu doanh nghiệp, ý tưởng, nội dung, hình ảnh và production.
Thay vì bắt đầu ngay từ sân khấu hay thiết bị, quá trình xây dựng một chương trình cần xác định trước doanh nghiệp muốn truyền tải điều gì và khách mời cần trải nghiệm điều gì? Từ đó, concept, nội dung chương trình, thiết kế và các hạng mục sản xuất mới được phát triển theo cùng một hướng.
Cách tiếp cận này giúp sự kiện không bị tách thành những phần riêng lẻ, trong đó sân khấu đẹp nhưng không liên quan đến nội dung, hoặc chương trình nhiều hoạt động nhưng thiếu một câu chuyện xuyên suốt.
8/ Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp bắt đầu từ một brief rõ ràng
Không có một công ty tổ chức sự kiện phù hợp với mọi doanh nghiệp và mọi chương trình. Điều quan trọng là agency phải hiểu được yêu cầu cụ thể của dự án, từ mục tiêu, khách mời, quy mô đến những yêu cầu về hình ảnh và cách triển khai.
Một brief rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp nhận được những proposal sát với nhu cầu hơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ dàng so sánh các phương án dựa trên cách giải quyết bài toán thay vì chỉ nhìn vào giá.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị một sự kiện tại TP.HCM, việc trao đổi cụ thể về mục tiêu và yêu cầu của chương trình sẽ là bước đầu tiên để xác định phương án phù hợp.
Hướng dẫn viết brief marketing
Bản quyền thuộc về Phoenix
