HƯỚNG DẪN CHI TIẾT TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỘI THẢO
Làm thế nào để tổ chức hội thảo thành công? http://tochucsukienchuyennghiep.vn đã nhận rất nhiều câu hỏi xung quanh chủ đề này. Do đó, chúng tôi sẽ thực hiện 1 bài viết hướng dẫn chi tiết tổ chức sự kiện hội thảo. Để tổ chức hội thảo chúng ta thực hiện quy trình như sau:
1/ XÁC ĐỊNH LOẠI HÌNH HỘI THẢO
Trước tiên, chúng ta cần xác định hội thảo thuộc hình thức nào: hội thảo khoa học, hội thảo đầu tư, hội thảo chuyên đề, workshop…
Sau khi xác định hình thức của hội thảo chúng ta có cách tổ chức phù hợp. Tiếp theo cần xác định chủ đề của hội thảo tổ chức để tiến hành thực hiện các hoạt động một cách đầy đủ và chi tiết.
2/ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
Để hướng dẫn một sự kiện hội thảo được tổ chức ra sao, chúng tôi xin chi tiết như sau:
- Xác định mục đích, mục tiêu chương trình
- Xác định đối tượng khách tham dự
- Số lượng khách tham dự
- Nghiên cứu hành vi, sở thích khách tham dự để xây dựng nội dung chương trình, thiết kế trang trí phù hợp.
- Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
- Danh sách khách mời, MC, diễn giả
- Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức
- Lên nội dung hội thảo
- Lên kịch bản, Mc script của hội thảo
- Mời đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp (nếu không thể tự tổ chức)
Lập kế hoạch chuẩn bị cho sự kiện hội thảo
Tổ chức sự kiện khánh thành nhà máy
3/ CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI THẢO
Công tác chuẩn bị tổ chức là một bước rất quan trọng, nó là ấn tượng bạn tạo dựng doanh nghiệp với khách mời. Do đó, chúng ta cần làm tốt các công tác chuẩn bị như:
- Gửi thư mời cho các đơn vị truyền thông (nếu có)
- Gửi thư mời và xác nhận tham dự của khách.
- Treo banner welcome ở khu vực phía trước khu vực tổ chức.
- Các standee, backdrop chụp hình, sân khấu và các hướng dẫn đến khu vực lễ phải tạo sự trang trọng & giúp dễ dàng nhận biết chương trình.
- Trang trí liên quan đến chủ đề phục vụ cho chương trình tại khi vực hội trường tổ chức.
- Trưng bày các ấn phẩm, sản phẩm liên quan đến chương trình hoặc doanh nghiệp.
- Ánh sáng & âm thanh được sắp đặt tinh tế.
- Các file, video chuẩn bị đầy đủ. Nếu có clip giới thiệu về doanh nghiệp cần phát hành ở khu vực đón khách, khu vực teabreak
- Lên list món ăn & lựa chọn cẩn thận (nếu có)
- Ngoài ra có các vật dụng như: quà tặng, stick dán…
- Chụp hình, quay phim
Dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo trọn gói
4/ CÔNG TÁC TỔ CHỨC
- Đón tiếp & take care khách mời
- Điều phối chương trình theo kịch bản đã thống nhất.
Trong quá trình tổ chức luôn giám sát thật kỹ các hoạt động
5/ TIỄN KHÁCH
- Thu thập lại các vấn đề trao đổi hoặc thu thập các bảng câu hỏi
- Tặng quà lưu niệm & tiễn khách
6/ XỬ LÝ THÔNG TIN & ĐÁNH GIÁ SAU HỘI THẢO
- Đánh giá và theo dõi hiệu quả truyền thông.
- Đánh giá hiệu quả hội thảo và đưa ra các đề xuất trong lần tiếp theo.
- Đánh giá kết quả đạt được thông qua số người tham dự, ý kiên thu thập được.
Như vậy, Công ty sự kiện Phoenix đã vừa hoàn thành phần hướng dẫn chi tiết các bước tổ chức một sự kiện hội thảo cần làm gì? Công tác tổ chức hội thảo ra sao? Các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện hội thảo. Chúng tôi hy vọng bài chia sẻ sẽ giúp ích được cho các bạn trong công tác tổ chức. Nếu cần một đơn vị tổ chức sự kiện hội thảo uy tín, bạn có thể tham khảo chúng tôi.
• Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới
• Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng
Đội ngũ công ty truyền thông Phoenix là đơn vị trải qua nhiều sự kiện, thực chiến trong các sự kiện hội thảo lớn nhỏ nên có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện giúp cho Quý Khách Hàng có một sự kiện hội thảo hội nghị chuyên nghiệp, chi phí hợp lý.
- - -
Bài viết là kinh nghiệm và kiến thức, quan điểm thuộc quyền sỡ hữu trí tuệ của Marketing Event_Phoenix. Mong rằng các bạn có thể bấm chia sẻ bài viết nếu thấy hay và đừng quên để tên tác giả cũng như hình ảnh mà chúng tôi đã sử dụng trong bài nhé.
Có thể bạn quan tâm:
• Tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm
- - -
Marketing Event - Phoenix nhiều năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực tổ chức sự kiện, tư vấn chiến lược, triển khai các hoạt động marketing 360, marketing digital, sản xuất vật phẩm quảng cáo, showroom...
Marketing Event - Phoenix với thế mạnh về đội ngũ nhân sự trẻ, sáng tạo, nhiệt huyết, năng động được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn. Chúng tôi tự hào là lựa chọn ưu tiên đồng hành trong các cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp.
- - -
Thông tin liên hệ: Công ty truyền thông Phoenix
(Tên thương hiệu: Marketing Event-Phoenix)
Tel:028. 222 99 295 Hotline: 0919 100 369
Email: info@marketingevent.vn
nguyenmarketingevent@gmail.com
Website: http://marketingevent.vn/
Facebook: Marketing Event - Phoenix
Bản quyền thuộc về Công ty Phoenix
