Sự kiện doanh nghiệp không tạo ra giá trị sau chương trình: Doanh nghiệp đang bỏ phí điều gì?

Một sự kiện doanh nghiệp có thể diễn ra rất thành công. Khách mời đến đúng giờ, chương trình vận hành trơn tru, sân khấu đẹp, hình ảnh chuyên nghiệp và mọi thứ kết thúc đúng kế hoạch. Nhưng sáng hôm sau, khi sân khấu được tháo xuống và khách mời đã trở về với công việc thường ngày, một câu hỏi quan trọng bắt đầu xuất hiện: Doanh nghiệp còn lại gì từ sự kiện đó?

Nếu câu trả lời chỉ là một thư mục chứa hàng trăm bức ảnh và một vài video recap, doanh nghiệp có thể đã bỏ phí một phần rất lớn giá trị mà sự kiện có khả năng tạo ra.

Một sự kiện doanh nghiệp không nên chỉ được đánh giá bằng những gì diễn ra trong vài giờ tại địa điểm tổ chức. Giá trị thực sự của sự kiện cần tiếp tạo ra giá trị sau khi chương trình kết thúc.

1/ Sự kiện kết thúc không có nghĩa giá trị của sự kiện cũng kết thúc

Trong cách làm sự kiện truyền thống, phần việc thường được xem là hoàn thành khi khách ra về, thiết bị được tháo dỡ và đơn vị tổ chức bàn giao hình ảnh. Nhưng dưới góc nhìn marketing, đó mới chỉ là thời điểm một chương trình chuyển sang một giai đoạn khác.

Một sự kiện có thể tạo ra rất nhiều điểm chạm giữa thương hiệu với khách hàng, đối tác, nhân viên, truyền thông và cộng đồng. Những điểm chạm đó nếu được ghi nhận và khai thác đúng cách có thể tiếp tục trở thành nội dung cho website, mạng xã hội, báo chí, sales kit, video thương hiệu hoặc những hoạt động truyền thông tiếp theo.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc “làm cho chương trình diễn ra tốt”, toàn bộ những tài sản được tạo ra trong ngày sự kiện có thể nhanh chóng bị bỏ quên. Đó là lý do một chương trình được tổ chức tốt chưa chắc đã là một chương trình tạo ra giá trị lớn.

2/ Doanh nghiệp thường bỏ phí điều gì sau một sự kiện?

01. Một sự kiện có thể tạo ra nhiều tài sản hơn doanh nghiệp nghĩ

Trong một chương trình doanh nghiệp, không chỉ có sân khấu hay backdrop được tạo ra.

Có những khoảnh khắc của lãnh đạo, khách hàng phát biểu, sản phẩm xuất hiện, đối tác gặp gỡ, nhân viên tương tác, nghi thức quan trọng diễn ra và những câu chuyện thực tế được hình thành ngay trong sự kiện.

Mỗi khoảnh khắc đó đều có thể trở thành tài sản truyền thông nếu được nhìn nhận ngay từ đầu với mục đích rõ ràng & tận dụng khai thác triệt để sau sự kiện.

Hình ảnh lãnh đạo phát biểu có thể phục vụ truyền thông doanh nghiệp. Một khoảnh khắc khách hàng trải nghiệm sản phẩm có thể trở thành nội dung bán hàng. Một câu nói đáng nhớ từ đối tác có thể trở thành chất liệu cho thương hiệu. Một video ngắn từ sự kiện có thể tiếp tục được sử dụng trên nhiều nền tảng sau đó.

Nếu những nội dung này chỉ được chụp và lưu trữ mà không có kế hoạch khai thác, doanh nghiệp đang sở hữu tài sản nhưng chưa thực sự biến nó thành giá trị.

02. Hình ảnh sự kiện không chỉ để làm album

Một trong những tài sản dễ bị bỏ phí nhất chính là hình ảnh. Sau sự kiện, doanh nghiệp thường có rất nhiều ảnh nhưng lại thiếu những hình ảnh thực sự phục vụ cho mục đích truyền thông. Có ảnh sân khấu nhưng thiếu ảnh thể hiện trải nghiệm. Có ảnh khách mời nhưng không có khoảnh khắc đủ tốt để kể câu chuyện thương hiệu. Có ảnh toàn cảnh nhưng thiếu những chi tiết giúp người xem hiểu điều gì đã xảy ra.

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói

Vấn đề không nằm ở số lượng ảnh. Vấn đề là doanh nghiệp có chủ động tạo ra và khai thác đúng loại hình ảnh cần thiết hay không.

Nếu ngay từ trước sự kiện đã xác định những nội dung cần sử dụng sau chương trình, việc ghi hình sẽ không còn đơn thuần là “chụp lại những gì diễn ra”. Nó trở thành quá trình tạo ra nguồn tư liệu có thể tiếp tục phục vụ marketing.

3/ Khi sự kiện không được nghĩ đến như một phần của chiến lược marketing

Một sự kiện thường có một khoảng thời gian rất ngắn để diễn ra, nhưng thương hiệu có thể cần sử dụng giá trị của nó trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng sau đó. Đây là điểm khiến cách tiếp cận Event Marketing khác với việc chỉ tổ chức một chương trình.

Công ty sự kiện uy tín Hồ Chí Minh

Nếu sự kiện được nhìn như một hoạt động độc lập, doanh nghiệp thường tập trung vào ngày diễn ra chương trình.

Nếu sự kiện được nhìn như một phần của marketing, câu hỏi sẽ rộng hơn:

Sự kiện này sẽ tạo ra điều gì cho thương hiệu sau khi nó kết thúc?

Từ đó, nội dung, hình ảnh, nhân vật, thông điệp và những khoảnh khắc quan trọng trong chương trình đều được nhìn dưới một góc độ khác.

Không phải mọi thứ xuất hiện trong sự kiện đều cần được truyền thông. Nhưng những gì có giá trị thì cần được nhận diện đủ sớm để không bị bỏ lỡ.

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

04/ Một sự kiện có thể tiếp tục phục vụ truyền thông như thế nào?

Giá trị sau sự kiện không nhất thiết phải là một chiến dịch truyền thông lớn. Đôi khi đó chỉ là một chuỗi nội dung được xây dựng từ chính những gì đã diễn ra.

Một sự kiện ra mắt sản phẩm có thể tiếp tục tạo ra nội dung về sản phẩm, khách hàng và những phản hồi thực tế.

Một hội nghị khách hàng có thể tạo ra những câu chuyện về mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Một lễ khánh thành nhà máy có thể trở thành tư liệu về năng lực sản xuất, quy mô đầu tư và hình ảnh doanh nghiệp.

Một sự kiện nội bộ có thể tạo ra những nội dung củng cố văn hóa doanh nghiệp và hình ảnh đội ngũ.

Điểm quan trọng không phải là biến mọi sự kiện thành một chiến dịch truyền thông khổng lồ.

Điểm quan trọng là không để những giá trị đã được tạo ra trong sự kiện biến mất ngay sau khi chương trình kết thúc.

05/ Giá trị của sự kiện không chỉ nằm ở số người tham dự

Một sự kiện có 1.000 người tham dự chưa chắc tạo ra nhiều giá trị hơn một sự kiện có 300 người. Số lượng khách chỉ phản ánh một phần của chương trình. Điều đáng quan tâm hơn là sau sự kiện, thương hiệu có thêm những gì: những mối quan hệ nào được củng cố, thông điệp nào được ghi nhớ, nội dung nào có thể tiếp tục sử dụng và những cơ hội nào được mở ra.

Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là những chương trình có ngân sách lớn, việc chỉ đo thành công bằng số người tham dự hoặc mức độ hoàn thiện của chương trình là chưa đủ.

Một sự kiện có thể hoàn hảo về mặt vận hành nhưng vẫn chưa đạt được giá trị tương xứng nếu không tạo ra được tác động tiếp theo.

06/ Vì sao phải nghĩ đến “sau sự kiện” ngay từ trước khi tổ chức?

Một trong những sai lầm phổ biến là chờ đến khi chương trình kết thúc mới nghĩ xem sẽ sử dụng hình ảnh và nội dung như thế nào? Lúc đó, những khoảnh khắc quan trọng có thể đã trôi qua.

• Góc quay phù hợp không còn.

• Nhân vật quan trọng đã rời đi.

• Những phát biểu đáng giá không được ghi nhận đúng cách.

• Những khoảnh khắc thương hiệu cần có lại không xuất hiện trong tư liệu.

Vì vậy, giá trị sau sự kiện cần được tính đến ngay từ khi xây dựng chương trình. Không phải để làm sự kiện phức tạp hơn, mà để mỗi hoạt động được tạo ra đều có khả năng tiếp tục phục vụ cho mục tiêu lớn hơn của doanh nghiệp. Đây cũng là lúc Event Marketing trở thành một cách tư duy thay vì chỉ là một hoạt động tổ chức sự kiện.

07/ Một sự kiện tốt nên để lại điều gì?

Một chương trình tốt không chỉ để lại cảm xúc cho người tham dự trong ngày diễn ra. Nó nên để lại những thứ tiếp tục có ích cho doanh nghiệp sau đó.

Đó có thể là một hình ảnh mạnh về thương hiệu. Một câu chuyện đáng nhớ. Một nội dung có thể tiếp tục truyền thông. Một mối quan hệ được củng cố. Một sản phẩm được nhắc đến nhiều hơn. Hay đơn giản là một kho tư liệu đủ tốt để doanh nghiệp không phải bắt đầu lại từ đầu cho những hoạt động truyền thông tiếp theo.

Khi nhìn sự kiện theo cách này, doanh nghiệp sẽ không còn đặt câu hỏi duy nhất:“Chương trình hôm đó có thành công không?”

Mà sẽ đặt thêm một câu hỏi quan trọng hơn: “Sau chương trình, thương hiệu của chúng ta có thêm giá trị gì?”

Đó mới là lúc một sự kiện thực sự trở thành một phần của chiến lược marketing, thay vì chỉ là một chương trình được tổ chức và kết thúc trong vài giờ.

Liên hệ Công ty sự kiện  Phoenix ngay khi bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện doanh nghiệp Phoenix/zalo 0919 100 369

Bản quyền thuộc về Phoenix