Tự tổ chức sự kiện có thể tiết kiệm chi phí agency. Nhưng liệu có thực sự tiết kiệm? Đây là câu hỏi nhiều CEO và Marketing Manager đặt ra trước mỗi sự kiện. Doanh nghiệp có thể tự thuê:

• Địa điểm

• Sân khấu

• LED

• Âm thanh, ánh sáng

• MC

• Nhân sự

• Photographer

• Videographer

• Nhà cung cấp thiết bị

• Nghệ sĩ

• Thiết kế

• In ấn

Nhìn trên bảng báo giá, phương án này có vẻ rẻ hơn. Nhưng có một khoản chi phí thường không xuất hiện trên proposal: Chi phí của việc quản lý tất cả những thứ đó. Và đó mới là phần doanh nghiệp cần tính trước khi quyết định.

1. Tự tổ chức hay thuê agency: Không có câu trả lời đúng cho mọi doanh nghiệp

Một sự kiện nội bộ 50 người hoàn toàn khác một lễ ra mắt sản phẩm 500 khách. Một workshop nhỏ khác hoàn toàn một hội nghị khách hàng có CEO, đối tác và truyền thông tham dự. Một activation bán hàng lại càng không thể đánh giá giống một lễ khánh thành nhà máy.

Vì vậy, câu hỏi đúng không phải:“Thuê agency có đắt hơn không?” Mà là:“Với loại sự kiện này, phương án nào giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu với tổng chi phí và rủi ro thấp hơn?”

2. Khi nào doanh nghiệp có thể tự tổ chức?

Tự tổ chức có thể phù hợp nếu sự kiện:

• Quy mô nhỏ.

• Số lượng khách ít.

• Nội dung đơn giản.

• Không có nhiều hạng mục production.

• Doanh nghiệp đã có event team.

• Có sẵn network nhà cung cấp.

• Không yêu cầu concept quá phức tạp.

• Rủi ro vận hành thấp.

Ví dụ: Workshop nội bộ 30–50 người có thể không cần một agency full-service. Nhưng khi chương trình bắt đầu có nhiều bên liên quan, bài toán thay đổi rất nhanh.

3. Khi nào nên thuê Event Agency?

Hãy cân nhắc thuê agency khi sự kiện có một hoặc nhiều yếu tố sau:

1/Sự kiện quan trọng với thương hiệu

Ra mắt sản phẩm, khai trương, hội nghị khách hàng, kỷ niệm thương hiệu, khánh thành nhà máy...

2/Có nhiều khách VIP

Chỉ một sai sót nhỏ trong khâu đón tiếp, seating, sân khấu hoặc timeline cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh doanh nghiệp.

3/Production phức tạp

LED lớn, sân khấu đặc biệt, lighting, mapping, livestream, interactive technology...

4/Cần concept riêng

Doanh nghiệp không muốn một sự kiện “na ná những chương trình đã từng làm”.

5/Cần truyền thông

Event không chỉ diễn ra trong vài tiếng mà còn phải tạo nội dung trước – trong – sau chương trình.

6/Đội ngũ nội bộ không đủ người

Đây là lý do rất thực tế. Một Marketing Manager có thể giỏi chiến lược thương hiệu nhưng không nhất thiết phải biết điều phối 30 nhà cung cấp trong ngày diễn ra sự kiện.

4. 7 tiêu chí CEO cần xem trước khi lựa chọn

1/ Mục tiêu của chương trình

Đừng bắt đầu bằng câu:“Ngân sách bao nhiêu?” mà hãy xác định: “Sự kiện cần tạo ra kết quả gì?”

Ví dụ:

• Tạo nhận diện sản phẩm mới.

• Tăng kết nối khách hàng.

• Tạo lead.

• Tăng doanh số.

• Củng cố quan hệ đối tác.

• Tạo hình ảnh thương hiệu.

• Tạo nội dung truyền thông.

Nếu mục tiêu chưa rõ, agency tốt đến đâu cũng khó xây một proposal tốt.

2/ Quy mô & độ phức tạp

Hãy liệt kê tất cả những gì chương trình cần.

Ví dụ: Sự kiện cho 300 khách mời cần:

+ Venue

+ Check-in

+ Stage

+ LED

+Sound & Lighting

+ MC

+ Artist

+ Guest Management

+ Photography

+ Video

+ Livestream

+ Social Content

+ PR

+ Post-event Communication

Sau ví dụ cụ thể này có lẽ doanh nghiệp sẽ nhận ra: Tổ chức event không phải là thuê một sân khấu. Nó là quản lý một hệ thống.

3/Năng lực Creative

Đây là tiêu chí thường bị bỏ qua. Hai agency có thể cùng cung cấp:

• Sân khấu

• LED

• Âm thanh

• Ánh sáng

• MC

Nhưng chất lượng trải nghiệm hoàn toàn khác nhau. Hãy hỏi:

+ Agency có tự phát triển concept không?

+ Có hiểu brand guideline không?

+ Có xây storyline không?

+ Có biến thông điệp thương hiệu thành trải nghiệm không?

Nếu câu trả lời là không, bạn có thể đang thuê một production supplier thay vì một event agency.

4/Năng lực production

Proposal đẹp chưa đủ. Hãy kiểm tra:

• Đội ngũ production.

• Kinh nghiệm thực tế.

• Thiết bị.

• Nhà cung cấp.

• Quy trình tổng duyệt.

• Điều phối backstage.

• Quản lý timeline.

• Phương án dự phòng.

Đặc biệt: Agency phải có phương án xử lý sự cố.

• Mất điện thì sao?

• LED lỗi thì sao?

• Ca sĩ đến trễ thì sao?

• Mưa thì sao?

• Speaker thay đổi lịch thì sao?

• Khách VIP đến sớm thì sao?

Một event agency chuyên nghiệp không chỉ chuẩn bị cho kịch bản A. Họ phải nghĩ đến B, C và cả trường hợp xấu nhất.

5/Khả năng kiểm soát ngân sách

Đừng chỉ so: Agency A: 500 triệu với Agency B: 450 triệu. Hãy so: 450 triệu bao gồm những gì? và:

500 triệu bao gồm những gì?

Kiểm tra kỹ:

• Creative

• Production

• Venue

• Equipment

• Human Resources

• Artist

• Decoration

• Printing

• Photography

• Videography

• Livestream

• Transportation

• Accommodation

• Overtime

• Contingency

Một proposal thấp hơn ban đầu chưa chắc là proposal có tổng chi phí thấp hơn sau cùng.

6/Khả năng biến Event thành Marketing

Đây là điểm Phoenix đặc biệt coi trọng. Một sự kiện diễn ra 4 tiếng nhưng thương hiệu không nên chỉ “sống” trong 4 tiếng đó. Hãy nghĩ:

* Trước event

Teaser → Invitation → Registration → Social → PR

* Trong event

Livestream → Photo → Video → Interview → Realtime Content

* Sau event

Highlight → Recap → PR → Social → Case Study → Follow-up

Nếu làm tốt, một sự kiện có thể tạo ra một hệ thống nội dung truyền thông kéo dài nhiều tuần. Đó là lúc Event không còn chỉ là một khoản chi phí. Nó trở thành một marketing asset của doanh nghiệp.

7/Case Study thực tế

Đừng chỉ hỏi:“Agency đã làm bao nhiêu sự kiện?” Hãy hỏi: “Agency đã từng giải bài toán giống tôi chưa?”

• Nếu bạn chuẩn bị ra mắt sản phẩm → Hãy xem case product launch.

• Nếu tổ chức hội nghị khách hàng → Hãy xem case customer conference.

• Nếu khánh thành nhà máy → Hãy xem case ceremony/industrial event.

• Nếu muốn event tạo truyền thông → Hãy xem case event marketing.

• Case study quan trọng hơn một danh sách logo khách hàng dài. 

5. Một phép tính CEO thường bỏ sót

Giả sử doanh nghiệp tự tổ chức và tiết kiệm được: 80 triệu phí agency. Nghe rất hấp dẫn nhưng hãy tính tiếp:

• Nhân sự nội bộ phải dành 2–3 tháng.

• Marketing Manager phải quản lý vendor.

• Designer phải theo event.

• Procurement phải xử lý báo giá.

• Kế toán phải xử lý nhiều nhà cung cấp.

• Ban giám đốc phải duyệt nhiều hạng mục.

• Ngày diễn ra event cần người trực tiếp điều phối.

• Nếu một hạng mục lỗi, ai chịu trách nhiệm?

• Và nếu chương trình thất bại?

Chi phí thực tế không còn là 80 triệu nữa. Đây là lý do doanh nghiệp nên nhìn Total Cost of Ownership, thay vì chỉ nhìn phí agency.

6. Nhưng thuê agency cũng không có nghĩa là cứ chọn agency lớn nhất

Đây là một sai lầm khác.

• Agency lớn không mặc nhiên phù hợp nhất.

• Agency có nhiều thiết bị cũng không đồng nghĩa với creative tốt.

• Agency báo giá thấp cũng không đồng nghĩa với tiết kiệm.

• Agency có nhiều follower cũng không đồng nghĩa với production tốt.

Doanh nghiệp nên chọn đơn vị có: Năng lực phù hợp + tư duy phù hợp + quy trình phù hợp + ngân sách phù hợp.

7. Công ty sự kiện Phoenix khác gì?

Phoenix không định vị mình đơn thuần là đơn vị cung cấp sân khấu, LED, âm thanh hay nhân sự sự kiện.

Chúng tôi tiếp cận event theo mô hình:

• BUSINESS OBJECTIVE

• EVENT STRATEGY

• CREATIVE CONCEPT

• EVENT EXPERIENCE

• PRODUCTION

• MARKETING & COMMUNICATION

• MEASUREMENT

Nói đơn giản & dễ hiểu: Doanh nghiệp không chỉ cần một event chạy đúng timeline. Doanh nghiệp cần một event đúng mục tiêu.  Công ty sự kiện Phoenix kết hợp: Event + Marketing + Branding + Creative + Production để giải quyết bài toán đó.

8. Checklist trước khi ký hợp đồng với Event Agency

Trước khi ký hợp đồng, Doanh nghiệp nên đặt cho Agency sự kiện 10 câu hỏi sau:

1. Agency hiểu mục tiêu của sự kiện là gì?

2. Concept này giải quyết mục tiêu đó như thế nào?

3. Scope of Work bao gồm những gì?

4. Hạng mục nào có khả năng phát sinh?

5. Ai chịu trách nhiệm quản lý production?

6. Có rehearsal/tổng duyệt không?

7. Phương án dự phòng khi có sự cố là gì?

8. Event có kế hoạch truyền thông trước – trong – sau không?

9. KPI của chương trình là gì?

10. Agency đã từng làm case tương tự chưa?

Nếu agency không trả lời rõ được hầu hết những câu hỏi này, đừng vội ký chỉ vì proposal đẹp hoặc giá thấp.

9. Vậy doanh nghiệp nên tự làm hay thuê Công ty sự kiện Phoenix?

Câu trả lời rất đơn giản: Nếu sự kiện nhỏ, đơn giản và đội ngũ nội bộ đã có năng lực → tự tổ chức có thể hợp lý.

Nếu sự kiện quan trọng với thương hiệu, nhiều khách VIP, production phức tạp hoặc cần kết hợp marketing → nên cân nhắc Event Agency.

Và nếu doanh nghiệp cần một đối tác có thể đi từ: Strategy → Creative → Event → Production → Marketing thay vì chỉ cung cấp thiết bị và nhân sự, Công ty Phoenix có thể đồng hành từ brief đầu tiên đến khi chương trình kết thúc.

Đừng hỏi “Agency báo giá bao nhiêu?” trước khi hỏi “Agency giải bài toán gì?”

Một event có thể tốn 200 triệu, 500 triệu hoặc 1 tỷ đồng. Điều quan trọng không phải là con số lớn hay nhỏ. Mà là: Doanh nghiệp nhận lại được gì từ khoản đầu tư đó?

Nếu bạn đang chuẩn bị một sự kiện trong 3–6 tháng tới, hãy gửi Phoenix: Mục tiêu + số lượng khách + thời gian + địa điểm dự kiến + ngân sách dự kiến.

Phoenix sẽ cùng bạn xây dựng phương án: Concept → Proposal → Budget → Production → Communication. Gửi yêu cầu về điện thoại/zalo 0919 100 369/ 0906 925 088

Phoenix - Help Your Business Fly High.

 

Bản quyền thuộc về Phoenix