Một sự kiện doanh nghiệp nhìn bên ngoài có thể chỉ diễn ra trong vài giờ, nhưng phía sau đó là hàng chục hạng mục cần chuẩn bị: từ ý tưởng, địa điểm, sân khấu, LED, âm thanh ánh sáng, nhân sự, nội dung chương trình cho đến vận hành tại hiện trường.

Vì vậy, khi doanh nghiệp tìm kiếm dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, câu hỏi thường không chỉ là “đơn vị nào tổ chức tốt?” mà còn là: Tổ chức trọn gói thực sự bao gồm những gì? Ngân sách cần chuẩn bị bao nhiêu? Và thuê agency có giúp doanh nghiệp giảm được bao nhiêu việc?

Công ty sự kiện Phoenix chia sẻ toàn bộ các hạng mục doanh nghiệp cần biết trước khi bắt đầu một sự kiện.

1. Tổ chức sự kiện trọn gói là gì?

Tổ chức sự kiện trọn gói là hình thức doanh nghiệp thuê một agency/event company đảm nhận phần lớn hoặc toàn bộ quá trình triển khai sự kiện, thay vì phải tự tìm và quản lý từng nhà cung cấp riêng lẻ.

Một dự án có thể bao gồm:

• Tư vấn concept và ý tưởng chương trình

• Lập kế hoạch và timeline

• Khảo sát, tư vấn địa điểm

• Thiết kế sân khấu, backdrop, booth, khu vực check-in

• Thiết kế và sản xuất LED content

• Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED

• Thiết kế nhận diện sự kiện

• MC, PG/PB, lễ tân

• Nghệ sĩ và tiết mục biểu diễn

• Trang trí và decor

• In ấn, POSM

• Quay phim, chụp ảnh

• Livestream

• Thi công và sản xuất

• Điều phối nhân sự

• Vận hành sự kiện tại hiện trường

• Tháo dỡ và bàn giao sau chương trình

Điểm quan trọng là “trọn gói” không có nghĩa mọi sự kiện đều sử dụng tất cả các hạng mục trên. Một hội nghị khách hàng 300 người sẽ có yêu cầu rất khác với một lễ ra mắt sản phẩm 1.000 khách hoặc lễ khánh thành nhà máy. Do đó, ngân sách cần được xây dựng dựa trên mục tiêu, quy mô, địa điểm, số lượng khách và mức độ đầu tư trải nghiệm.

2. Một sự kiện doanh nghiệp thường gồm những hạng mục nào?

Để dễ hình dung ngân sách, doanh nghiệp có thể chia một sự kiện thành 7 nhóm công việc chính.

2.1. Concept & Creative

Đây là phần tạo nên “linh hồn” của chương trình.

Agency sẽ phát triển:

• Big Idea

• Event Concept

• Key Message

• Theme

• Mood & Tone

• Key Visual

• Kịch bản chương trình

• Flow trải nghiệm khách mời

Một concept tốt không chỉ đẹp về hình ảnh mà phải trả lời được: Doanh nghiệp muốn khách mời nhớ điều gì sau khi sự kiện kết thúc?

Ví dụ:

• Ra mắt sản phẩm → tạo sự chú ý và ghi nhớ sản phẩm

• Hội nghị khách hàng → củng cố quan hệ và niềm tin

• Kick-off → tạo động lực cho đội ngũ

• Gala → tri ân và gắn kết

• Khánh thành → đánh dấu một cột mốc quan trọng của doanh nghiệp

3. Thiết kế sân khấu và không gian

Đây thường là một trong những phần khách hàng nhìn thấy rõ nhất. Tùy sự kiện, có thể bao gồm:

• Sân khấu

• Màn hình LED

• LED Matrix

• Backdrop

• Photobooth

• Khu vực check-in

• Booth trưng bày

• Khu vực VIP

• Khu vực networking

• Bàn gallery

• Decor

• Branding venue

Đặc biệt với các sự kiện B2B, thiết kế không nên chỉ tập trung vào việc “làm sân khấu thật lớn”. Sân khấu phải phù hợp với:quy mô khách mời + thông điệp thương hiệu + nội dung chương trình + venue + ngân sách.

4. Âm thanh ánh sáng & màn hình LED

Một event có concept tốt nhưng kỹ thuật không tốt vẫn có thể trở thành trải nghiệm không tốt. Hệ thống kỹ thuật có thể bao gồm:

• Main LED

• Side LED

• LED floor

• LED Matrix

• Âm thanh

• Moving head

• Follow spot

• Beam light

• Ambient lighting

• Control system

• Kỹ thuật viên vận hành

• Máy chiếu hoặc thiết bị trình chiếu

Với sự kiện có keynote, presentation hoặc product launch, LED và ánh sáng còn phải được thiết kế đồng bộ với nội dung sân khấu.

5. Nội dung chương trình và nhân sự

Một event không thể vận hành chỉ bằng thiết kế đẹp. Doanh nghiệp cần một kịch bản có nhịp độ.

Ví dụ một chương trình hội nghị khách hàng có thể gồm: Đón khách → Check-in → Opening → Performance → Keynote → Product/Business Presentation → Sharing → Recognition → Entertainment → Networking

Tùy mục tiêu, Phoenix có thể tư vấn thêm:

• MC

• Ca sĩ

• Ban nhạc

• Vũ đoàn

• Performer

• KOL/KOC

• PG/PB

• Lễ tân

• Điều phối

• Stage manager

• Technical crew

• Event crew

6. Production – phần dễ phát sinh nếu doanh nghiệp tự làm

Đây là phần nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn thấy khi bắt đầu triển khai. Một sự kiện có thể cần sản xuất:

• Backdrop

• Standee

• Booth

• POSM

• Bảng chỉ dẫn

• Name tag

• Invitation

• Gift

• Award

• Kỷ niệm chương

• Merchandise

• Stage set

• Decor

• Installation

Nếu doanh nghiệp thuê từng đơn vị riêng lẻ, Marketing team sẽ phải quản lý rất nhiều đầu mối. Đó chính là một trong những lý do doanh nghiệp lựa chọn event agency trọn gói.

7. Event Operation – phần quyết định sự kiện có “chạy” tốt hay không?

Đây là phần thường không được thể hiện nhiều trên hình ảnh nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời. Agency cần kiểm soát:

• Timeline

• Run of Show

• Cue chương trình

• Guest flow

• Check-in

• VIP protocol

• Artist coordination

• Technical rehearsal

• Stage rehearsal

• Backstage

• Security

• Emergency handling

• Điều phối nhà cung cấp

Một chương trình có thể được thiết kế rất đẹp nhưng nếu khách phải xếp hàng lâu, MC thiếu cue, video chạy sai hoặc sân khấu chuyển cảnh chậm thì trải nghiệm tổng thể vẫn bị ảnh hưởng.

8. Chi phí tổ chức sự kiện trọn gói khoảng bao nhiêu?

Không có một mức giá cố định cho tất cả sự kiện. Cùng là “hội nghị khách hàng”, nhưng một chương trình 150 khách tại khách sạn sẽ có ngân sách hoàn toàn khác với hội nghị 800 khách có sân khấu lớn, LED, nghệ sĩ và production riêng.

Có thể hình dung ngân sách theo các nhóm:

Hạng mục	Mức ảnh hưởng đến ngân sách
Venue	Cao
Sân khấu & thiết kế	Trung bình – Cao
LED & kỹ thuật	Trung bình – Cao
Âm thanh ánh sáng	Trung bình – Cao
Production	Trung bình
Nhân sự	Trung bình
MC / Artist	Trung bình – Cao
Decor	Thấp – Cao
Nội dung & Creative	Tùy mức độ
Quay phim / chụp ảnh	Thấp – Trung bình
Quà tặng / POSM	Tùy số lượng

Không nên lấy một con số báo giá chung trên website rồi áp dụng cho mọi event.

Cách chính xác hơn là xây dựng ngân sách dựa trên brief thực tế.

9. Doanh nghiệp nên thuê agency trọn gói hay tự tổ chức?

Đây là câu hỏi rất thực tế.

Tự tổ chức phù hợp khi:

• Sự kiện nhỏ

• Ít hạng mục kỹ thuật

• Đội ngũ nội bộ có kinh nghiệm

• Có sẵn network nhà cung cấp

• Timeline chuẩn bị dài

Thuê agency phù hợp khi:

• Sự kiện có quy mô lớn

• Có nhiều nhà cung cấp

• Cần concept/creative

• Cần thiết kế sân khấu

• Có LED, âm thanh, ánh sáng phức tạp

• Có nghệ sĩ/VIP

• Có yêu cầu cao về trải nghiệm khách mời

• Marketing team không muốn phải điều phối hàng chục đầu việc

• Sự kiện là một cột mốc quan trọng của doanh nghiệp

Điểm doanh nghiệp mua từ agency không chỉ là thi công sân khấu. Đó còn là: Ý tưởng + kinh nghiệm + hệ thống nhà cung cấp + quản lý dự án + khả năng xử lý vấn đề tại hiện trường.

Có nên thuê agency sự kiện hay không?

10. Khi nào doanh nghiệp nên bắt đầu tìm agency?

Đừng chờ đến khi mọi thứ đã được quyết định mới tìm đơn vị tổ chức. Với một sự kiện doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, nên bắt đầu làm việc với agency càng sớm càng tốt để có thời gian: Brief → Concept → Proposal → Budget → Venue → Production → Rehearsal → Event

Nếu sự kiện có yếu tố sáng tạo, sân khấu lớn, nghệ sĩ, khách VIP hoặc production phức tạp, thời gian chuẩn bị càng cần được tính trước.

11. Phoenix Event có thể đảm nhận những loại sự kiện nào?

Phoenix cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp theo từng mục tiêu:

* Hội nghị khách hàng

Thiết kế chương trình, không gian và trải nghiệm nhằm tăng kết nối với khách hàng/đối tác.

Liên hệ sự kiện hội nghị khách hàng

* Ra mắt sản phẩm

Từ concept, key visual, sân khấu, LED content đến hoạt động reveal và trải nghiệm sản phẩm.

Tìm hiểu booking sự kiện ra mắt sản phẩm xe

Sự kiện ra mắt sản phẩm

* Hội thảo – Conference

Tập trung vào nội dung, diễn giả, trình chiếu, trải nghiệm khách tham dự và vận hành chuyên nghiệp.

Booking sự kiện hội thảo

* Grand Opening

Khai trương showroom, văn phòng, cửa hàng hoặc địa điểm kinh doanh.

Tìm hiểu dịch vụ sự kiện grand opening

* Khánh thành – Khởi công

Tổ chức các sự kiện đánh dấu cột mốc quan trọng của nhà máy, dự án và doanh nghiệp.

Sự kiện khánh thành

* Kick-off

Tạo năng lượng và động lực cho đội ngũ Sales hoặc toàn doanh nghiệp.

Công ty tổ chức sự kiện kick off uy tín

* Gala Dinner

Kết hợp vinh danh, giải trí, networking và trải nghiệm thương hiệu.

* Activation

Tạo tương tác trực tiếp giữa thương hiệu và người tiêu dùng tại điểm bán hoặc địa điểm công cộng.

Top 10 công ty sự kiện activation uy tín Hồ Chí Minh 

12. Vì sao doanh nghiệp nên gửi brief trước khi hỏi báo giá?

Một câu hỏi thường gặp là: “Event khoảng 300 người thì giá bao nhiêu?”. Nhưng chỉ với thông tin “300 người”, agency chưa thể đưa ra một ngân sách chính xác. Phoenix thường cần biết tối thiểu:

1. Loại sự kiện
2. Ngày dự kiến
3. Số lượng khách
4. Địa điểm hoặc thành phố
5. Thời lượng
6. Mục tiêu chương trình
7. Các hạng mục doanh nghiệp đã có

Chỉ cần những thông tin cơ bản này, agency đã có thể bắt đầu tư vấn phương án phù hợp.

13. Phoenix – Event Agency đồng hành từ Concept đến Production & Operation

Một sự kiện thành công không bắt đầu từ việc thuê sân khấu.

Nó bắt đầu từ câu hỏi: “Doanh nghiệp muốn tạo ra điều gì sau sự kiện này?”

Từ mục tiêu đó, Phoenix phát triển concept, thiết kế trải nghiệm, lập kế hoạch sản xuất và điều phối toàn bộ quá trình triển khai.

Concept → Creative → Design → Production → Technical → Event Operation

Một đầu mối quản lý xuyên suốt giúp doanh nghiệp giảm áp lực điều phối nhiều nhà cung cấp và tập trung vào mục tiêu quan trọng nhất của sự kiện.

Bạn đang chuẩn bị một sự kiện cho doanh nghiệp?

Nếu doanh nghiệp đã có ngày dự kiến, số lượng khách hoặc ngân sách sơ bộ, bạn có thể gửi brief cho Phoenix.

Đội ngũ Phoenix sẽ dựa trên thông tin thực tế để tư vấn:

• Concept phù hợp

• Quy mô triển khai

• Các hạng mục cần thiết

• Phương án sản xuất

• Ngân sách dự kiến

GỬI BRIEF – NHẬN ĐỀ XUẤT EVENT 0919 100 369

Phoenix Multimedia Communications
Event Agency | Creative | Production | Event Operation

 

Bản quyền thuộc về Phoenix